訪問介護のフェイスシートとは？書く時のポイントを解説！

訪問介護など介護全般において、フェイスシートは利用者さんのプロフィール的な書類になるため、非常に重要です。

ここでは、フェイスシートの目的・書き方だけでなく、どのようにしたら内容の濃いフェイスシートを作成できるかのポイントまで詳しく解説します。

訪問介護などで使用するフェイスシートとは

介護サービス利用者の基本情報を記載するシートのことをフェイスシートといい、介護現場では、利用者のプロフィール書類のような扱いです。

フェイスシートは、一般的に利用者が介護サービスを初めて利用するタイミングや、介護施設に入所するタイミングで作成され、それをもとにケアプランの作成・緊急時の対応方法などを決めるのでとても重要な書類です。

より正確な内容の記載が求められます。

フェイスシートを作成する意味・目的とは？

フェイスシートは、しっかりと作成することにより多くのメリットがあります。

ここでは、フェイスシートを作成する主要な意味・目的について解説します。

記録として残すため

訪問介護を含めた介護現場では、利用者の家族・介護保険課・市町村などに対して、自分たちがどのような介護を行ったのかを証明する必要があります。

証明する方法として、どれだけ口頭で詳しく説明しても証拠能力はなく、適切な介護を提供していたとしても、介護記録がなければ提供していないのと同じになってしまいます。

そのため、事故・訴訟などが万が一起こったときにおいても、法的な証拠として職員・施設を守ってくれるツールになります。

また、事故・訴訟などが生じなくても、利用者さん・家族さんからの記録開示を求められたら応じる必要があるため、普段から誤りや不備がないように記録するようにしましょう。

事業所内で情報を共有するため

訪問介護を含めた介護現場には必ずチームが存在するため、一人の介護職員だけでなく、事業所の職員全体で1人の利用者さんに対して交代で介護に入る場合もあります。

利用者さんに対して一人ひとりがバラバラの介護を行ってしまうと、ケアの一貫性は失われてしまうため、それぞれのスタッフが行った内容はしっかりとチーム全体に浸透させる必要があります。

しかし、情報共有するにあたって、口頭では限界があります。

そのため、提供したサービスの内容を、専門的な目線で正確に介護記録に残すことで、情報が正しく伝わり、質の高いサービスが持続的に可能となります。

利用者に合った訪問介護計画を作成するため

介護を行うにあたっては、その方にとって必要な介護を計画に沿って適切に提供する必要があり、それぞれのサービスに対して提供する理由を明確にする必要があります。

利用者さんに行う介護の目的・根拠を明確にして、すべてのスタッフが同じ目標を持って介護を行うためにもフェイスシートは必要なのです。

フェイスシートは、訪問介護計画に沿った介護サービスの実施有無・目標の達成度合いを確認するための資料になります。

つまり、フェイスシートに記載された情報を分析することで、利用者に合ったケアプランの作成に反映させるなど、今後のサービス提供の指標になります。

フェイスシートの書き方

フェイスシートの重要性は、ここまでの解説で理解できたと思いますが、フェイスシートをただ作成すればいいわけではありません。

フェイスシートの書き方を工夫するか否かによって、効果は大きく異なります。

ここでは、フェイスシートの記入項目と、フェイスシートを書く時のポイントについて解説します。

フェイスシートの記入項目

フェイスシートは決まった様式はなく、事業所によって様々です。

しかし一般的に下記の情報は必ず記入します。

・氏名
・年齢
・住所
・連絡先
・家族構成
・生活歴
・職歴
・既往歴　(過去に患った病気)
・要介護認定の有無
・相談したいこと・困っていること 等

上記の情報以外に、利用者さんの性格・趣味などの人柄や、経済的状況・家族との関わり方などの情報も加えることで、充実したフェイスシートとなります。

また、一般的な情報の中で、家族構成図に関しては、ほとんどのフェイスシートでは、ジェノグラムを用いて家族関係を表します。

ジェノグラムというのは、四角や丸などの図形を使用して、介護サービスの利用者さんの人間関係を分かりやすく表現した家系図のことです。

ジェノグラムの作り方は、厚生労働省の資料を参考にしてください。

参考：厚生労働省

フェイスシートを書く時の4つのポイント

フェイスシートを実際に書く場合、下記の内容を押さえることで、分かりやすく、そして充実したフェイスシートにすることができます。

①専門用語はなるべく使わない

フェイスシートを書く場合、支援にあたるスタッフ全員が容易に理解できるように、どの職種の人でもわかる共通言語を使用します。

介護を行うにあたって、基本的な用語・略語であれば問題ありませんが、特定の職種しか理解できないような専門用語はなるべく使わないことが重要です。

利用者さんを介護する職種は、医療の専門知識を持たない場合もあるため、フェイスシートを作成する際は、医療系ケアマネジャーにしか分からないような略語・医療英語の使用を控えましょう。

②空欄を残さない

フェイスシートの記入項目は、利用者さんを介護するにあたって必要な情報になるため、フェイスシートを作成する際は空欄を残さず、すべての記入項目を必ず埋めるようにします。

フェイスシートの項目は、介護を行うにあたって、最低限必要な情報になるため、わからない部分を空欄のままにすると、ケアプラン作成時やサービス開始後に確認するスタッフが困る可能性があります。

利用者さんから情報が得られない場合は、ご家族に聞くなどして情報を集めます。

③常に最新の状態にする

フェイスシートは、1度作成したら終わりではなく、常に最新の情報を記入しておく必要があります。

特に、サービス利用者の主治医が変更になった場合は、利用者さんに緊急のことが生じても、主治医の情報が最新でなければ連絡を取ることができません。

また、利用者さんの緊急連絡先の変更にも注意が必要です。

そのため、各事業所からだけでなく、利用者さんにも、正しい情報を把握する必要性を伝えて、何か少しでも変更になった場合は、すぐに伝えてもらうようにしましょう。

④しっかりと保管する

自治体から実地指導を受ける場合、フェイスシートの管理・保管方法もチェックされるため、フェイスシートはしっかり保管しましょう。

実地指導とは、都道府県および市町村の担当者が介護サービス事業所へ出向き、法令に遵守した適正なケアマネジメントが行われているかを確認することで、原則として介護保険施設に対しては2年に1度、介護サービス事業者に対しては3年に1度行われます。

フェイスシートの保管方法を間違えると、担当者から指摘を受け、場合によっては事業所の信用度が下がってしまうため下記の2点を必ず守ることが重要です。

・鍵付きのキャビネットなどに収納する

・サービス終了後も保管する

フェイスシートは、氏名・年齢・住所や家族構成などの個人情報が書かれた書類になります。

また、場合によっては信条などの情報も含まれるため、これらの情報を紛失しないために、鍵付きのキャビネットなどに収納し、社外の人間がアクセスできないようにするのが重要です。

また、フェイスシートは、利用者に対してのサービス終了後も保管することが義務づけられています。

保管期間は、地域によって異なりますが、サービス終了から2年間、シートの使用終了から5年間ほどが目安になるため、自治体が指定する保管期間を確認し、ルールに沿ってきちんと管理しましょう。

フェイスシートの記入例

ここでは、訪問介護のフェイスシートに必要な情報と実際にどのように記入したらよいのか解説します。

・本人氏名、年齢と住所

利用者さんの氏名・性別・生年月日・年齢・住所を記載します。

・緊急連絡先

緊急時おいて連絡できる方の氏名・利用者本人との続柄・電話番号を記載します。

・相談者

提供するサービス内容など利用者さんの事に対して、相談をする方の氏名・利用者本人との続柄・電話番号を記載します。

・相談内容

利用者本人とその家族が持っている希望や困っていること、不安、思いなどを聞き取って記載します。

・これまでの生活の経過

生活の状況について、過去から現在への変遷を聞き取って記入します。

・介護保険、後期高齢者医療保険（75歳以上）、高額介護サービス費該当

該当する場所にチェックをつけます。

・要介護認定

要介護認定の結果が出ているかどうかと、要介護認定区分について丸を付けるとともに、認定日を記載します。

・身障手帳、療育手帳、精神障害者保健福祉手帳、障害福祉サービス受給者証、自立支援医療受給者証

それぞれの有無にチェックをつけ、等級と交付日を記載します。

・障害支援区分

障害支援区分を記載します。

・日常生活自立度

障害高齢者の日常生活自立度と認知症高齢者の日常生活自立度について、それぞれの該当する区分に丸をつけます。

該当する場合、日常生活自立度を判定者と判定日を記載します。

・アセスメント実施日

アセスメントを実施した年月日について、初回の年月日と更新の年月日を記載します。

より詳細な内容を知りたい場合は、全国社会福祉協議会のフェイスシートを参考にしてください。

参考：全国社会福祉協議会

フェイスシートに決められた様式はある？

フェイスシートには定められた様式はなく、事業所によって異なります。

しかし様式は異なるものの、記載すべき内容に関しては、今回紹介した内容など、基本的には決まっているため、今回お伝えした内容をしっかりと記載することが重要です。

フェイスシートとアセスメントシートの違い

フェイスシートは、サービス利用開始時に利用者さんの氏名・年齢などの基本情報を聞き取るのに対して、アセスメントシートは、ケアプランを作成するための面談時に作成されるシートになります。

アセスメントシートに記載する項目は下記のような内容になります。

・健康・栄養状態
・コミュニケーション能力
・問題行動
・居住環境
・終末期の希望

アセスメントシートは、厚生労働省が定める「課題分析標準項目」を網羅していれば、様式は定められておらず自由に作成可能です。

また、フェイスシートが事実を分かりやすく記載するのに対して、アセスメントシートは聞き取った内容を分析して記載するのが特徴となっています。

参考：厚生労働省

まとめ

フェイスシートは、利用者さんがどのような人物なのかを記録した、プロフィール的な書類です。

事実を分かりやすく記載することで、その方にとって必要な介護サービスを決定するので、空欄を作らず丁寧に作成することが重要となります。