【特定事業所加算】会議開催の算定要件を効率的に満たすための方法は？

特定事業所加算における算定要件のひとつに「利用者に関する情報またはサービス提供に当たっての留意事項の伝達等を目的とした会議の定期的な開催」があります。ただ会議を行えばよいというわけではなく、指定されたテーマについての会議を行う必要があるほか、過去開催した議事録の管理が求められるなど、算定の際には注意が必要です。

実際に特定事業所加算を算定している事業所の方でも、運営指導に向けてしっかりと算定要件を満たせているか不安を感じるという人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、特定事業所加算における定期的な会議開催の算定要件について詳しく解説します。運営指導での返還を防ぐためのポイントについても紹介するので是非参考にしてください。

特定事業所加算とは？

特定事業所加算は、専門性の高い人材の確保やサービスの質の向上に取り組む事業所を評価する制度で、 国が定めた要件を満たし、事業所所在地の都道府県・市区町村に届け出ることで算定できます。

もともと特定事業所加算は、2006年の介護報酬改定で創設された加算でしたが、算定要件の複雑さなどから取得する事業所は少数でした。しかし、現在では加算を取得することによるメリットなども幅広く理解されたなどの理由により、近年では全体の40％程度が加算を取得しています。

特定事業所加算の単位数や最新の算定要件については、以下の記事でまとめているのであわせて参考にしてください。

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特定事業所加算を算定するためには定期的な会議の開催が必要

特定事業所加算を算定するためには、定期的な会議の開催が不可欠です。算定要件では以下のように求められています。

利用者に関する情報またはサービス提供に当たっての留意事項の伝達等を目的とした会議の定期的な開催

算定要件を満たすために必要な会議の内容は？

会議開催についての算定要件を満たすためには、会議の内容にも注意する必要があります。ただの定例会議にならないよう、以下のテーマを取り入れることを意識して開催をしましょう。

利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項の伝達

利用者の体調・日常生活の変化など、利用者に関連する情報は個人だけでなく、訪問介護員全体で把握する必要があるため、情報共有の場として会議を活用します。利用者は1人ずつ健康状態・病歴・服薬状況などの情報は異なり、それらを理解しておかなければ適切な介護は行えません。

特に、複数の訪問介護員が関わる場合、全職員が最新の情報を共通して把握しておかなければ、適切な介助が行えなかったり、場合によってはご利用に危害を及ぼす危険性もあります。

また、利用者だけでなく、ご家族との信頼関係の構築にも有効です。利用者やご家族が日常生活を過ごすにあたって感じている疑問・不安をしっかりと聞き、それを事業所全体で共有し対応することで大きな信頼を得られます。

利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項を上手く伝達するために、毎回の会議時において、サービス提供責任者から各訪問介護職員に対して、各利用者の留意事項などの情報を伝達する時間を確保し、会議中に伝達した留意事項や情報は議事録に残しておきましょう。

訪問介護員等の技術指導

訪問介護員等の技術指導を定期的に行うことで、訪問介護におけるサービスの質の向上・介護事故の予防・サービスの均一化・職員のモチベーション向上などの効果があります。

定期的な研修・技術指導を通じて、全訪問介護員は新しい技術を学ぶ機会が与えられ、それを実践することで、利用者に対して今まで以上に質の高い介護を行えるだけでなく、介護中の事故や怪我の危険性も減らすことができます。

また、どの介護員でも同じサービスを提供するために、技術指導を行い介護技術を均一化することで、利用者からの信頼度も高くなることが期待できます。

さらに、定期的な技術指導を行うことで、訪問介護員の成長にもつながるため、職員のモチベーションが向上し、職員の離職率低下だけでなく、利用者に対してより良いサービスを行えるようになるでしょう。

会議開催の算定要件を満たすための必要書類

定期的な会議を行うだけでは、会議を実施したことを証明することができません。そのため、実施状況を証明するための書類も必ず用意するようにしましょう。なお、算定要件を満たすための必要書類は以下の通りです。

1.会議日程表

事前に会議の予定と目的を明確にすることで、会議の時間を効率的に使用でき、焦点を絞った議論が可能です。

また、今回の会議でどのようなテーマや問題が議題に上がるかが分かるため、会議に参加するスタッフが関連情報や資料を事前に集めるなどの準備期間にもなります。

2.会議議事録

会議での議論内容・決定事項・行動計画などを正確に記録するために会議議事録は必要です。

議事録には、各スタッフがどのような意見を述べて、それに対してどのような決定をしたのか、次回までに何をするべきかなどを明記することで、会議の透明性を確保します。それだけでなく、議事録は将来的な参考資料としても重要であり、同じような問題などが生じた時の判断基準や改善のためにも役立ちます。

ただ、会議の内容を一字一句記録する必要はなく、議事録を読んでどんなことが話し合われたのかが分かる程度に要約しましょう。また、会議で扱う事項を事前に順番に列挙するだけで、会議進行を効率的に行うことができます。

3.利用者に関する情報を伝達した文書（会議資料等）

上記でも説明しましたが、定期的な会議の目的として、「利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項を伝達」があるため、どのような情報伝達をしたのかを文書で保管する必要があります。

この文書を保管することで、全訪問介護員が同じ情報に基づいて介護することを示せます。それだけでなく、利用者やご家族とのコミュニケーションにおいても信頼性と透明性を確保するために役立ちます。

利用者に関する情報を伝達した際に、ケアプランや訪問介護計画書、アセスメントシートなど会議に使った資料があった場合は、他の書類と一緒に保管しておきましょう。

4.会議出席者名簿

会議に誰が参加したかを記録することで、適切な会議が運営されたことを証明できます。なお、会議自体は全訪問介護員の出席が基本なため、欠席者だけを記録しておいても問題はありません。もし、会議に欠席者がいる場合は、その欠席者にどのように情報を伝達したかまで記録に残しましょう。

なお、会議出席者名簿は、会議議事録と一体化させても問題はありません。

算定要件を満たせない場合、運営指導を経て返還の可能性も

算定要件を正しく満たせていない場合、後の運営指導で指摘が入る可能性があります。また、最悪のケースにおいては、算定した加算の返還を求められることもあるでしょう。

加算の返還を求められた場合、過去支給された加算についても遡って返還しなければいけないため、加算を算定する際には算定要件をしっかりと理解したうえで行う必要があります。

まとめ：介護ソフトの導入で確実性の高い管理をおこなおう

特定事業所加算の算定には定期的な会議の開催が必要です。ただし、ただ会議を行えばよいというわけではなく、事前に定められたテーマをもとに会議をおこない、会議を行った事実を議事録にしっかりと残す必要があります。

加算の算定をおこないたいと思っているものの、算定要件の理解が怪しい場合や、書類の管理などに不安が残る場合は、介護システムの活用もひとつの手といえるでしょう。

以下で紹介しているお役立ち資料では、定期的な会議開催に関する運営指導での注意ポイントや、必要書類である議事録の様式例の紹介を行なっています。特定事業所加算の算定を検討している、もしくはすでに算定しているものの加算の運用に自身がないという方は、是非参考にしてください。