【特定事業所加算】自社で算定するのと事務代行を活用した場合のコストについて比較

訪問介護事業所において特定事業所加算の算定は、事業の安定した運営と収益向上に直結する重要な要素です。しかしながら、この加算を自社で算定しようとすると、多くの工数と専門知識が必要となり、業務の負担が増すことは周知の事実でしょう。そのため、自社で算定するべきか、それとも事務代行を活用するべきかで悩んでいる事業所も少なくありません。

本記事では、特定事業所加算の算定において、自社で対応する場合と事務代行を活用した場合にかかるコストを、「人」「お金」「時間」の3つの観点から詳しく比較し、それぞれのメリットとデメリットを踏まえて解説します。

「人」の面でのコスト

まずは人の面でのコストについて比較していきます。

自社で算定する場合

自社で特定事業所加算を算定する場合、最も大きな負担となるのが人的リソースの確保です。まず、加算要件を満たすためには、担当者が法令や基準を正確に理解し、常に最新情報を把握しておく必要があります。このプロセスでは、加算要件の確認作業、職員への詳細な研修、日常業務における記録作成、定期的な運用体制の振り返りなど、多岐にわたる業務が発生します。

このような業務負担は、スタッフのモチベーション低下や通常業務への影響を招くことがあるのがデメリットです。特に小規模事業所にとっては大きな負担となることが多いです。一方で、自社内で対応することで、事業所独自の方針や現場の実情に即した柔軟な運用が可能となるメリットもあります。迅速な意思決定が可能であり、現場の課題を直接反映しやすい点は自社算定ならではの強みです。

事務代行を活用して算定する場合

事務代行を活用することで、人的コストは大幅に削減されます。事務代行会社は、特定事業所加算に関する豊富な知識と経験を持っており、要件確認や書類作成、必要な手続きの多くを代行してくれます。これにより、事業所の職員は本来の介護業務に専念することができ、業務の効率化が図れます。

また、専門家によるサポートがあることで、加算算定の精度が向上し、加算取得の確実性も高まるというメリットがあります。一方で、外部に業務を委託することで事業所内の情報共有が疎かになる可能性や、事務代行会社との連携がうまくいかない場合には対応の遅延が発生するリスクも存在します。

「お金」の面でのコスト

次にお金の面でのコストについて比較していきます。

自社で算定する場合

自社で算定する場合、外部委託費用がかからないため、表面的にはコストが抑えられるように見えます。しかし、実際には職員の研修費用、加算要件を満たすために必要な追加の人件費、管理業務にかかる時間の人件費換算など、間接的なコストが発生します。

加えて、加算を申請する際の修正対応や、万が一返戻を求められた場合の金額についても無視できません。とはいえ、長期的に見ると、外部委託費用が発生しないため、継続的なコストを抑えられる可能性があるのはメリットです。

事務代行を活用して算定する場合

事務代行を活用する場合、委託料という明確なコストが発生します。しかし、このコストは業務効率化と加算取得の確実性を向上させるための投資と考えることができます。事務代行によって算定後の運用体制が確立でき、結果として安定した収益を確保できる可能性が高まる点はメリットです。

また、加算算定に関連するミスや不備のリスクを最小限に抑えることができ、これによる予期しない追加コストを回避できます。ただし、長期的に見ると外注費用が累積していくため、一定期間以上の利用ではコストがかさむ可能性も考慮する必要があります。

「時間」の面でのコスト

最後に時間の面でのコストについて比較していきます。

自社で算定する場合

自社で算定する場合、担当者が加算要件を理解し、必要な手続きを進めるための情報収集・準備時間が大きな負担となります。特に制度への理解が不十分な場合、手探りでの業務遂行となり、時間的なロスが多く発生します。さらに、報酬改定などで加算要件に変更が生じた際には都度対応が求められます。

また、通常業務と並行して進めるため、担当者の時間的余裕が少なくなり、結果として業務効率の低下を招く可能性があるのがデメリットです。しかし、自社で管理することで業務の進捗状況をリアルタイムで把握できるというメリットも存在します。

事務代行を活用して算定する場合

事務代行を活用することで、算定までの期間を大幅に短縮できます。専門家が迅速かつ正確に対応するため、業務の停滞や遅延を防ぐことができます。また、事業所の職員は本来の業務に専念できるため、全体の生産性が向上します。

さらに、事務代行会社は効率的な進捗管理体制を整えているため、スムーズな業務運営が可能です。ただし、外部との連携が必要なため、コミュニケーションの手間が発生することがデメリットとして挙げられます。

自社で対応できる範囲を確認

特定事業所加算の算定にあたっては、自社で対応可能な範囲と外部委託すべき範囲を明確にすることが重要です。事業所の職員がどの程度の知識とスキルを持っているか、既存の業務体制でどこまで対応可能かを評価する必要があります。

また、事務代行の活用は必ずしも全業務を外注する必要はなく、部分的な業務委託も可能です。これにより、自社の強みを活かしつつ、外部リソースを効果的に活用することができます。

まとめ：事務代行は狭く・深く特定事業所加算に特化している

特定事業所加算の算定において、事務代行は非常に効果的な選択肢となります。事務代行は、加算要件に特化した専門知識と経験を持っており、的確かつ効率的なサポートが可能です。人的負担の軽減、時間の節約、加算取得の確実性向上といった多くの観点から業務効率化と安定した収益確保に寄与するため、一定の期間で見れば非常に有益な投資となるでしょう。

そのため、事業所の状況やリソースに応じて、最適な方法を選択し、効率的かつ効果的な運営を目指しましょう。