訪問介護、通所介護などお役立ち情報・書式が満載
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日々の業務、お疲れ様です。本日は、令和7年度にご相談頂いた運営指導の内容より、今後皆さんにご注意いただきたいことをお伝えさせて頂きます。
なお、以下のリンクに厚生労働省の「介護保険施設等運営指導マニュアル」を掲載しておりますので、参考にしてください。
ただし、このマニュアルには介護報酬に関する事項が書かれておらず、よく皆から「このマニュアルに加算のことは書かれていないから見られないですよね？」とお問い合わせいただきますが、介護報酬についても、加算の要件、減算に該当しないかも確認が有ります。
この部分に特に注意して、日ごろから適正な運営を行っていきましょう。
弊社のデータベースによると、千葉市による運営指導の基本スタイルは以下の通りです。
来訪人数：2名〜3名体制が基本
指導時間：2時間〜3時間程度
特徴：令和6年度以降、「今年度はかなりの件数を回る予定」と行政担当者が語っていた事例があり、短時間で効率的かつ法令に則りしっかりと指導を行って頂けるようです。
千葉市において実施されている集団指導の資料も改めて確認をしましょう。
参考：千葉市集団指導資料
令和6年度から完全義務化された「虐待防止措置」と「BCP（業務継続計画）」。今年度は必ずと言っていいほど確認が行われており、実際の指導現場では「想像以上に多くの事業所で指摘」を受けている様子です。
■虐待防止
指摘内容：「虐待防止委員会の委員会の根拠書面（議事録）がなかったため、減算の対象となった」
実態：会議自体は実施していたものの、詳細な記録が残っていませんでした。記録が無いことをもって減算と言われてしまいました。
BCP（業務継続計画）や他のことにも共通しますが、行っていても記録が無ければ「行っていない」とみなされてしまうことに注意してください。
令和7年度の指導では、「マニュアルがあるか」ではなく「マニュアル通りに動いた記録があるか」の確認が行われる例もあります。虐待防止委員会の議事録は必ず保管し、BCP等の訓練は「実際に起きたことを想定する」など、シナリオを考えて実施し、その様子を絶対に記録してください。
書類の不整合はどこの自治体でも指摘されますが、千葉市では「重要事項説明書（重説）」の内容について、特定の項目をチェックされる傾向があります。
■苦情解決窓口の記載：「事業所内の窓口だけでなく、事業所以外の者（千葉市の障害支援課や介護保険事業課など）の連絡先を記載すること」と複数の事業所で指導されています。
■請求書・領収書との不一致：市の資料でも「利用者に発行している請求書・領収書と、重要事項説明書に記載されている『利用料その他の費用の額』が整合していない」という指摘が多く報告されています。
自社の重説を開き、苦情受付先の連絡先が行政含め載っているか確認してください。また、実際に利用者へ発行している請求書の項目（交通費やキャンセル料の規定など）が、重説・運営規程の記載と一致しているかを改めて確認しましょう。
特定事業所加算を取得している事業所に対し、千葉市は非常に厳格な実態確認を行っています。
会議の実施方法：「会議の議事録について、メールやLINEでのやり取りによる一方的な伝達は認められない。オンラインでも良いので、必ず顔を見て意見をきくこと」と明確な指導が入った例があります。
指示報告の内容：「指示に対しての報告がない、あるいは報告はしているが内容が薄い（定型文）」という指摘が頻発しています。
特定事業所加算の会議を「LINEグループでの情報共有」で済ませている場合、加算返還のリスクが極めて高くなります。Zoom等のオンラインツールを活用し、必ず「誰が参加して、何を話し合ったか」の議事録を残してください。
個人情報と書類の保管についても、気の抜けない指摘がされています。
保存期間：行政担当者から「今回は3ヶ月分を見たが、（条例に基づく保存期間である）5年分をしっかりと保存するように」と言われた。
鍵付き書庫の厳格な運用：「現在利用している方の書類」だけでなく、「利用終了した方（過去の利用者）の書類」が鍵付き書庫に入っていなかったことで指摘を受けた事例があります。
個人情報保護の観点から、個人の情報が書かれている書類は必ず鍵付き書庫に保存が必要です。また、過去5年間の保存が義務付けられている書類はしっかりと保管し、いつでも確認が出来るようにする必要があります。
その他参考資料：千葉市集団指導 令和６年度の運営指導における主な指導事項
介護・障害福祉サービスは税金（公費）で賄われる事業である以上、定められたルールを遵守することは当然の義務であり、私たち事業者には、常に更新される法令を正しく理解し、学び続ける姿勢が求められます。
しかし、日々目の前の利用者と向き合い、予測不能な対応に追われる現場において、「当たり前の書類業務を当たり前にこなす」ことがどれほど大変か……皆さんの苦労は計り知れません。
そんな過酷な環境下でも、法令を守りつつ業務負担を軽減するために、私たちが明日から工夫できる具体的な取り組みを3つご紹介します。
介護ソフトは日々進化しています。かつては「請求業務」のためだけのツールでしたが、現在は「法令遵守（コンプライアンス）」をサポートする機能が搭載されたものが増えています。
これからのソフト選びでは、単なる使いやすさだけでなく「サポートデスクの担当者が法令に詳しいか」「運営の相談にも乗ってくれるか」という視点も非常に重要です。システムを単なるツールとしてではなく、運営のパートナーとして積極的に活用していきましょう。
サービス提供責任者や管理者の皆さんは、1日の中で数時間でも「事務作業だけに集中できる時間」を意図的に確保してください。
すべてを一人で抱え込まず、「事務作業が得意なスタッフ」と「現場ケアが得意なスタッフ」で適材適所の役割分担をするのも有効な手段です。作成が義務付けられている法定書類は、後回しにせず「遅滞なく、その場その場で処理を終える」仕組みづくりが、結果的に最大の業務効率化に繋がります。
よくご相談いただくことの中に、「言葉が浮かばない」「どうしたらいいか頭では分かっているけれど言葉にすることを考えるのに時間がかかる」ということがあります。
文章を考えるのは、本当に一苦労ですよね。ましてや事務作業をしながら電話を取り、調整を行い、職員さんの話を聞いていると1日があっという間に終わります。
そんな皆さん、ぜひAIを使ってみてください。作業時間が3分の1になったというお話もあります。
私たちは、決して書類を作るために介護をしているわけではありません。目の前の利用者に安定したサービスを提供し、安心して毎日を過ごしていただくために日々奮闘しています。
一見、現場のケアと書類業務は別物のように思えるかもしれません。しかし、万が一重大な法令違反が発覚し、多額の返還や厳しい処分を受けてしまえば、事業所の存続が危ぶまれます。それは結果として、「目の前の利用者の安心な日常」を奪ってしまうことになりかねません。
書類を整え、法令を遵守することは、大切なご利用者と、一生懸命働く職員の皆さんを守るための「盾」なのです。
本当に大変な道のりではありますが、皆さんが少しでも円滑に、そして安心して事業運営を進められるよう、「けあタスケル」も微力ながら全力でサポートさせていただきます。これからも一緒に乗り越えていきましょう！
